المادة 12 من نظام مكاتب خدمات طلبة التعليم العالي رقم 72 لسنة 2017

على المكتب أن يحتفظ بما يلي :- أ- ملف يتضمن مراسلاته مع الوزارة ومع أي جهة أخرى . ب- ملف بالأنظمة والتعليمات الصادرة عن الوزارة . ج- ملف بالأنظمة والتعليمات المتعلقة بمؤسسات التعليم العالي التي يتعامل معها . د- سجل بأسماء الطلبة الذين قام بتسجيلهم في أي من مؤسسات التعليم العالي . ه- العقود التي تمّ إبرامها مع الطلبة وحسب النموذج المعتمد من الوزارة . و- إيصالات المقبوضات التي يصدرها المكتب او أي فرع له على ان تتضمن البيانات اللازمة جميعها حسب الاصول المالية.