المادة 15 من تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون رقم 0 لسنة 2022

أ- ينشأ سجل اللوازم المركزي في دائرة المشتريات الحكومية وتقيّد فيه اللوازم المعمرة لدى الجهات الحكومية، ويتم تنظيمه بموجب الأسس التي يصدرها المدير العام. ب- ينشأ سجل لوازم مركزي في كل وحدة حكومية وتقيّد فيه اللوازم المعمرة لديها، ويتم تنظيم هذا السجل بموجب الأسس التي يصدرها الوزير المختص حسب مقتضى الحال. ج- على الجهة الحكومية والوحدة الحكومية إنشاء وتنظيم واستخدام السجلات والنماذج التالية: - 1- سجل اللوازم الرئيسي: وهو السجل الذي تقيد فيه اللوازم ويعاد صرفها إلى مستودعات فرعية سواء كانت تلك المستودعات في مركز الجهة الحكومية والوحدة الحكومية أو خارجها، أو تم صرفها أو التصرف بها إلى أي جهة أخرى أو سبب آخر وفقاً لأحكام نظام المشتريات الحكومية المعمول به، ويجوز فتح سجل يخص كل نوع من اللوازم. 2- سجل اللوازم الفرعي : هو السجل الذي تقيد فيه اللوازم المصروفة إليه من السجل الرئيسي أو المشتراة محلياً لإعادة صرفها لغاية الاستعمال، ويجوز فتح سجل يخص كل نوع من اللوازم. 3- سجل العهدة : هو السجل الذي يقيد فيه كل ما يصرف من اللوازم عهدة شخصية أو عهدة على الإدارات أو الأقسام أو المواقع في الجهة أو الوحدة الحكومية لمتابعة هذه اللوازم من قبل أمين العهدة ويجوز فتح سجل يخص كل نوع من العهد. 4- سجل اللوازم : هو الذي تقيد فيه اللوازم المعارة و المستعارة و المؤجرة و المستأجرة من جهة او وحدة حكومية إلى أخرى وفقا لمستندات الإدخالات والإخراجات الأصولية . 5- إشعار وضع أمانة : وهو الإشعارالذي ينظم للمورد باللوازم الموردة كأمانة الى حين استلامها حسب الأصول . 6- مستند الإدخالات : هو المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إدخال اللوازم الموردة للمستودع، ويوقع من قبل الموظف المسؤول عن ذلك . 7- مستند الإخراجات : هو المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إخراج اللوازم من المستودع، ويوقع من قبل الموظف المسؤول عن ذلك . 8- مستند الشطب: وهو المستند الذي يتم بموجبه اخراج اللوازم من الخدمة. 9- مستند التدوير: وهو المستند الذي يتم بموجبه تدوير اللوازم بما فيها العهدة بين الوحدات الإدارية أو فروع الجهة او الوحدة الحكومية وبين الموظفين. 10- مستند التوريد: وهو المستند الذي يتم بموجبه إعادة اللوازم من مستودع فرعي الى المستودع الرئيسي في الجهة او الوحدة الحكومية أو إعادة العهدة الشخصية أو عهدة الإدارات أو الأقسام أو المواقع. 11- طلب صرف اللوازم : الطلب المعتمد الذي يتم بموجبه طلب اللوازم لغاية الاستعمال، وتحدد به الكميات المطلوب صرفها، ويوقع من قبل طالب اللوازم المفوض بذلك . 12- بطاقة الصنف : البطاقة المعتمدة التي توضع على أي نوع من اللوازم المخزنة في " بيان الإدخالات والإخراجات " المستودع ويبين فيها نوع اللوازم ورمزها، وجميع حركات تلك اللوازم من إدخال أو إخراج أو شطب أو إتلاف أو نقل أو غيرها مع بيان الرصيد، وبحيث تكون متطابقة مع محتويات سجل هذا النوع من اللوازم . 13- ضبط الاستلام : هو الوثيقة المقررة التي تثبت عليها نتيجة معاينة اللوازم الموردة وبيان مدى مطابقة اللوازم مع قرارات الشراء ووثائق الحصول على تلك اللوازم . 14- سجل الخدمات : تقيّد فيه بيانات عقود شراء الخدمات الاستشارية وغير الاستشارية وتقارير متابعة الأداء الخاصة بهذه العقود وبمتابعة تنفيذها وتاريخ انتهائها ومدى الالتزام بها من قبل الوحدة المعنية في الجهات والوحدات الحكومية. د- تلتزم الجهات الحكومية بربط سجل اللوازم الرئيسي بما يتعلق باللوازم المعمرة بسجل اللوازم المركزي في الدائرة.