المادة 8 من تعليمات استلام وتخزين وتوزيع البضائع في المؤسسة الاستهلاكية المدنية رقم 0 لسنة 2021

أ- يتم تخزين وحفظ البضائع في المستودعات المخصصة وفق الإجراءات التالية :- 1- يعتبر خازن المستودع مسؤولا شخصيا عن البضائع التي بعهدته. 2- يقوم الخازن المختص في حال استلام البضائع بصفة أمانات وبمشاركة لجنة الاستلام بالتأكد من الكمية الموردة ومن ثم عمل وصل أمانات وتسليم نسخة إلى المورد وإعادة الفاتورة إلى لجنة الاستلام لحين استكمال الإجراءات . 3- تعتمد الفاتورة من لجنة الاستلام والخازن المختص ومن ثم يتم إرسال الفاتورة إلى الحاسوب لعمل مستند إدخال وضبط استلام وإدخال المواد حسب الاصول. 4- يقوم خازن المستودع بمراجعة تاريخ انتهاء صلاحية المواد التي تؤثر على جودة الخدمة النهائية والإبلاغ عن المواد قبل ستة أشهر من انتهاء صلاحيتها بموجب نموذج مواد أجنبية قاربت صلاحيتها على الانتهاء رقم (-091 qf 14 ). ( شهريا بالنسبة للمواد الغذائية وكل شهرين بالنسبة للمواد الأخرى). 5- يلتزم خازن المستودع بعدم صرف المواد للأسواق قبل مدة شهرين من انتهاء صلاحيتها أو التي انتهت صلاحيتها ، ويتم التبليغ من خلال مذكرة داخلية للدائرة التجارية بالنسبة للمشتريات المحلية ، أما بالنسبة للمشتريات الأجنبية فيتم التبليغ من خلال نموذج رقم (091-14qf)، أما المواد المستوردة مباشرة من قبل المؤسسة فيتم عرضها للبيع لحين انتهاء الصلاحية. 6- تكون صلاحية طلب قرار الإحالة لمديرية المستودعات في حال أن الكمية المتعاقد عليها حسب طلب وحاجة المؤسسة ، وفي حال كانت الكمية محددة بالاتفاقية تكون صلاحية طلب قرار الإحالة من قبل الدائرة التجارية . 7- يقوم خازن المستودع بالتبليغ عن أي مادة غذائية أو غير غذائية عند نقص الكمية عن رصيد ثلاثة شهور. 8- يقوم خازن المستودع -عند الحاجة- بذكر جدولة التوريد على نموذج طلب قرار إحالة (063-7qf) ، وفي حال الحاجة إلى إعادة جدولة توريد الكميات المطلوبة يتم الكتابة بذلك حسب الأصول إلى لجنة المشتريات الرئيسية / الفرعية . 9- يجب على خازن المستودع عدم طلب أي مادة موجودة بالمستودعات بصفة أمانة لحين استكمال الإجراءات الخاصة بتلك المادة . 10- يقوم خازن المستودع بالإبلاغ خطيا وحسب الأصول في حال عدم رواج أي مادة موردة بالمستودعات. ب- يشترط قبل البدء بالتخزين مراعاة أمور السلامة العامة التالية:- 1- إذا كان المستودع خاليا يجب تنظيف المستودع تنظيفا جيدا و تهويته مدة كافية بحيث يتم فتح الأبواب و منافذ التهوية لهذا الغرض. 2- التنسيب بإجراء أعمال الصيانة اللازمة للمستودع من حيث سد الشقوق و الحفر إن وجدت و التي تشكل ملجأ للقوارض و الحشرات إضافة لإجراء عملية الصيانة لمنافذ التهوية وسقف المستودع حرصا على منع تسرب مياه الأمطار أثناء فصل الشتاء. 3- الطلب بإجراء عملية رش بالمبيدات الحشرية لجدران و أرضية المستودع و القواعد الخشبية المستعملة (الطبالي) و ذلك لأغراض الوقاية من حشرات المخازن. 4- إبعاد المواد المخزنة عن جدران المستودع بمسافة نصف متر على الأقل في حال عدم وجود رطوبة بالمستودع ، وتضاعف هذه المسافة في حال وجود رطوبة في جدران المستودع وعلى أن يتم وضع قاعدتين خشبيتين بدل واحدة في الأماكن التي يشتبه بوجود ما يستدعي ذلك كالماء مثلا. 5- فرش أرضية المستودع بقواعد خشبية وعدم وضع الأكياس أو المعلبات بأي حال من الأحوال على الأرض مباشرة و التأكد من تعقيم هذه القواعد قبل استعمالها مرة ثانية. 6- تكليف شخص لمراقبة دخول و خروج الشاحنات من والى المستودع لمنع اصطدامها بالأبواب أو الأكياس الموجودة داخل المستودع والإشراف على وقوف الشاحنات في المكان المناسب أثناء عملية التفريغ. 7- مراقبة عمال التفريغ و توجيههم لمراعاة الأمور التالية أثناء عملية التفريغ/ التنزيل:- أ- أن يتم رص الأكياس أو الطرود ( المعلبات) بطريقة التربيط أو التشريك وذلك لمنع سقوط الرصات العمودية وحسب تعليمات الشركة الموردة والمبينة على كراتين المواد. ب- ترك مساحات فارغة بين المواد المخزنة ما أمكن ذلك خاصة في مستودعات الهناجر، و هذه المقاطع لها عدة فوائد منها إعطاء المخزن التهوية الكافية و سهولة التحميل ووقاية المخزون إذا أصيب بأي طارئ حيث تكون الكميات متباعدة عن بعضها البعض. 8- عزل الكميات المعطوبة و الكنسات عن المواد السليمة لمعرفة وزنها و تثبيت كمياتها على كشف خاص من قبل خازن المستودع. 9- الحذر والحرص في عملية التنزيل والتفريغ والمناولة. 10- تنظيم المواد داخل المستودع بشكل يسهل عملية إخراجها وتسهيل حركة المواد داخل المستودع و تسهيل عملية الجرد الفعلي. 11- الرجوع إلى أرصدة المواد على النظام المحوسب عند الحاجة لها. 12- العمل على تهوية المواد المخزنة بشكل يومي و خاصة في الأيام الحارة بحيث تفتح منافذ التهوية لهذا الغرض أو يتم تشغيل مراوح الشفط. 13- الكشف الحسي على رصات المواد للتأكد من سلامتها و عدم إصابتها بالحشرات. 14- إبلاغ الإدارة فورا عند ملاحظة وجود القوارض أو الحشرات و ذلك لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتعقيم المستودع. 15- التأكد بشكل مستمر من وجود معدات السلامة العامة في المستودع خاصة طفايات الحريق. 16- إتباع مبدأ (الوارد أولا يصرف أولا) أي أن يتم صرف المواد التموينية المخزنة قديما قبل صرف المواد التموينية المخزنة حديثا إلا في حالة صدور تعليمات بخلاف ذلك من المدير العام. 17- الاستفادة من كامل السعة التخزينية للمستودع.