المادة 6 من تعليمات تنظيم إجراءات المشتريات العسكرية رقم 0 لسنة 2022

يتولى أمين سر لجنة الشراء المهام التالية :- أ- تدقيق طلبات الشراء التي تعود للجنة الشراء والتأكد من أنها مستوفية الشروط المطلوبة. ب- التدقيق في صحة الإعلانات ونماذج وثائق الشراء ومرفقاتها والتأكد من عدم وجود أخطاء فيها وعليه أن يتأكد من نشر الإعلانات في أي من الوسائل التي يتقرر النشر فيها بما ينسجم مع أحكام النظام. ج- تنظيم المناقصات ضمن جداول المفاضلة حسب الاصول. د- تبليغ المتعهدين المحال عليهم العطاء. ه- التأكد من تحصيل رسوم الطوابع من المتعهدين المحال عليهم العطاء وحسب قانون رسوم طوابع الواردات قبل توقيع اتفاقية العقد إن وجدت عن طريق الجهات المالية المختصة. و- الاحتفاظ بكافة معاملات العطاءات التي ترد الى اللجنة للرجوع إليها عند الحاجة. ز- إرسال جميع الكفالات المالية إلى الجهة المالية المختصة لمتابعتها حسب الأصول باستثناء كفالة دخول العطاء التي تتابع من قبل لجنة الشراء وتصادر إذا استنكف المتعهد. ح- المحافظة على سرية المراسلات والمعلومات التي تعهد إليه بما في ذلك وثائق الشراء وحفظ المعلومات. ط- متابعة القرارات بما في ذلك متابعة تصديق القرارات وتوضيح اية أمور متعلقة بها. ي- الإشراف على تنظيم محاضر جلسات اللجنة وتنظيم قراراتها في سجل خاص وتوقيعها من رئيس اللجنة وأعضائها الحاضرين ومنه ايضاً. ك- إعداد جداول أعمال اللجنة وتوزيعها على الأعضاء.