المادة 5 من نظام فهرسة وتصنيف المعلومات والوثائق رقم 71 لسنة 2025

تتم عملية تصنيف المعلومات والوثائق وفقاً للإجراءات التالية: - أ - يتم تحديد التصنيف من قبل الوحدة التنظيمية المعنية وذلك باستخدام نموذج يتضمن ما يلي:- 1- عنوان الوثيقة واسم الملف. 2- وصف الوثيقة. 3- فئة التصنيف. 4- مكان التخزين. 5- تاريخ التصنيف. 6- تاريخ مراجعة التصنيف. 7 - السند القانوني. 8- الوحدة التنظيمية. ب- إذا كان الملف يحتوي على وثائق مصنفة وأخرى عادية يتم تمييز المصنف منها بعلامة التمييز وفقا لما يلي: 1 - توضع علامة التمييز على الوثيقة أو الملف حسب مقتضى الحال لبيان درجة تصنيف الوثيقة أو الملف. 2 - تحتوي علامة التمييز على ما يلي:- أ- درجة التصنيف (سري للغاية أو سري أو محدود). ب- تاريخ التصنيف. ج- مدة سريان التصنيف. د- الوحدة التنظيمية التي قامت بعملية التصنيف. ج- تعد الوحدة التنظيمية المعنية قوائم بالمعلومات والوثائق المصنفة وترفعها إلى اللجنة مع التنسيب بالإبقاء على التصنيف أو تعديله أو إلغائه. د- تصنيف المعلومات والوثائق الجديدة حال إنشائها أو ورودها وبصورة مستمرة.