المادة 7 من تعليمات السلف المالية في المؤسسة الإستهلاكية المدنية رقم 0 لسنة 2021

اجراءات استعاضة السُلَف وإقفالها من حاملي السُلف : أ- على حامل السُلفة أن يتأكد من أن جميع فواتير الشراء والمُ طالبات المالية مستوفية للشروط المالية والمُحاسبية والقانونية قبل إرسالها للإستعاضة، وكما يلي : 1- على حامل السُلفة أن لا يتجاوز مِ قدار السُلفة الممنوحة له عند الإنفاق منها، وكذلك أن لا يقل المبلغ المُ راد استعاضته عن 50% من قيمة السُلفة. 2- على حامل السُلفة أن يتأكد من أن فواتير الشراء والمطالبات المالية "أصل" وليس "صورة" مروسة وموقعة ومختومة، وأن يكون إسم صاحب الإستحقاق وعنوانه، ورقم التسلسل والتاريخ، ونوع اللوازم أو الخدمة واضحة، وتشتمل فواتير الشراء على ثلاثة تواقيع (الموظف الذي حصل على اللوازم أو الخدمة، وحامل السُلفة وآمر الصرف). وإذا كانت فواتير الشراء والمطالبات المالية تخص شراء لوازم مُستهلكة فتقوم الجهة صاحبة السُلفة بعمل إدخالات لها حسب الأصول، وإذا كانت فواتير الشراء والمطالبات المالية تخص شراء لوازم أصول ثابتة فيقوم قسم اللوازم/الدائرة الإدارية بعمل إدخالات لها حسب الأصول. 3- على حامل السُلفة التأكد من مُ طابقة استئجار عمال المياومة للكتب الرسمية الصادرة بالخصوص. 4- على حامل السُلفة التأكد من عدم تجاوز الحد الأعلى للشراء من السُلفة في المرة الواحدة، وعدم تجزئة شراء اللوازم و/أو الخدمات في أكثر من فاتورة شراء أو مُ طالبة مالية للتجاوز على الحد الأعلى المُحدد للشراء من السُلفة في المرة الواحدة. وكذلك على حامل السُلفة التأكد من وجود طوابع واردات على كل فاتورة شراء أو مُ طالبة مالية تزيد قيمتها على50 دينارا أو أكثر. 5- على حامل السُلفة التأكد من تفصيل فواتير الشراء والمطالبات المالية ضريبياً، وذلك لفواتير الشراء والمطالبات المالية التي تحمل رقماً ضريبياً. 6- على حامل السُلفة أخذ الموافقة المُسبقة من المدير الإداري على شراء اللوازم وإجراء الصيانة الطارئة والمُستعجلة لكل فاتورة تزيد قيمتها عن 40دينارا في الحالات الطارئة والمُبررة، ويتم دفعها من سُلفة حامل السُلفة. 7- على حامل السُلفة عدم شراء أي لوازم مُستهلكة أو أصول ثابتة أو خدمات يتم شراؤها بصورة مركزية من الإدارة العامة أو يقوم فنيوا الدائرة الإدارية بعملها – إلا بعد أخذ الموافقة الخطية من المدير الإداري. ب- الإجراءات المُتخذة من الدائرة الإدارية لإسصتفعحاة 3ض مة نا ل5سُلف : 1- يقوم مُحاسب اللوازم ورئيس قسم اللوازم/الدائرة الإدارية بالتأكد من أن الشراء تم وفقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات والتعاميم والبلاغات الصادرة. 2- يقوم مُحاسب اللوازم ورئيس قسم اللوازم/الدائرة الإدارية بالتأكد من أن جميع اللوازم المُستهلكة والخدمات قد تم إدخالها بموجب مستندات إدخالات من قِبل الجهة صاحبة السُلفة، وكذلك يقومان بالطلب من خازن الأصول الثابتة بعمل الإدخالات اللازمة على مركز العمل صاحب السُلفة للأصول الثابتة المُشتراة من قِبل الجهة صاحبة السُلفة حسب الأصول. 3- يقوم المدير الإداري بالتوقيع على متن جميع فواتير الشراء والمطالبات المالية الخاصة بأقسام الدائرة الإدارية (اللوازم/الديوان/الحركة) بصفته آمر صرف، يقوم كذلك بإعتماد نسخة دفتر يومية السُلف. 4- يقوم المدير الإداري بإعتماد نسخة دفتر يومية السُلف الخاصة بُسلف المستودعات المركزية وأسواق المؤسسة. 5- في حال وجود أية نواقص في السُلف يتم إعادتها إلى حامل السُلفة بالبريد من خلال قسم الديوان/الدائرة الإدارية، أما السُلف غير المُخالفة فيتم التنسيب من قِبل مُحاسب اللوازم ورئيس قسم اللوازم إلى المدير الإداري لإرسالها إلى قسم النفقات/الدائرة المالية لإستعاضتها، وفي حال وجود اية مخالفات يتم رفع مذكرة رسمية بها الى المدير العام. ج- الإجراءات المُتخذة لاستعاضة السُلف من قِبل قسم النفقات/الدائرة المالية : 1- يقوم مُحاسب السُلَف في قسم النفقات بالتأكد من أن السُلفة مستوفية للشروط المالية والمُحاسبية والقانونية. ويقوم بتنظيم القيد المُحاسبي والصرف وإرساله إلى قسم الرقابة المالية/وحدة الرقابة الداخلية لاستكمال الإجراءات حسب الأصول. 2- في حال وجود أي خطأ في السُلفة يتم كتابة مذكرة رسمية للمدير المالي بالأخطاء مع الطلب بإعادتها للدائرة الإدارية لتصويب الأخطاء الواردة فيها من قِبل الدائرة الإدارية أو من قِبل حامل السُلفة، وبعد أن تقوم الدائرة الإدارية أو يقوم حامل السُلفة بتصويب الأخطاء الواردة في السلفة يتم إعادتها إلى قسم النفقات/الدائرة المالية من جديد. د- الإجراءات المُتخذة من قِبل قسم الرقابة المالية/وحدة الرقابة الداخلية : 1- يقوم المُدقق المالي في قسم الرقابة المالية بالتأكد من أن السُلفة مستوفية للشروط المالية والمُحاسبية والقانونية. ويقوم بإجازة القيد المُحاسبي والصرف وإرساله إلى قسم الصناديق والشيكات/الدائرة المالية لإصدار شيك بإسم صاحب السُلفة بقيمة السُلفة التي تم استعاضتها. 2- يقوم قسم الصناديق والشيكات/الدائرة المالية بتوقيع شيكات السُلَف حسب التعليمات وتسليمها لقسم الديوان/الدائرة الإدارية لإرسالها لحاملي السٌلف حسب الأصول. 3- في حال وجود أي خطأ في السُلفة يتم كتابة مذكرة رسمية لمدير وحدة الرقابة الداخلية بالأخطاء مع الطلب بإعادتها للدائرة المالية لتصويب الأخطاء الواردة فيها من قِبل الجهة المعنية بذلك.