المادة 4 من نظام عمل دائرة إشهار الذمة المالية صادر بمقتضى المادة (21) من قانون الكسب غير المشروع رقم (21) ل رقم 111 لسنة 2014

تنظم في الدائرة السجلات التالية:- أ- سجل باسماء المكلفين وبياناتهم الشخصية ووظائفهم وتاريخ تقديمهم للاقرار وأي طلبات لاحقة تتعلق بالاقرار. ب- سجل للتبليغات الصادرة عن الدائرة تدون فيه معلومات عن كل تبليغ على أن تشتمل على اسم المرسل له ووظيفته وتاريخ ارسال التبليغ ومشروحات المحضر المتضمنة تاريخ التبلغ والساعة التي تم بها وأي معلومات أخرى. ج- سجل للاخبارات والشكاوى يدون فيه اسم مقدم الاخبار أو الشكوى وبياناته الشخصية وعنوانه وتاريخ تسلم الاخبار أو الشكوى واسم المشتكى عليه وقائمة بالبينات المقدمة مع الشكوى وتاريخ احالة الاخبار أو الشكوى الى الهيئة والاجراء المتخذ على الاخبار أو الشكوى وخلاصة قرارات الهيئة المتعلقة بالإقرار. د - أي سجلات اخرى يقرر الرئيس تنظيمها وفقا لمتطلبات عمل الدائرة.