المادة 4 من تعليمات استلام وتخزين وتوزيع البضائع في المؤسسة الاستهلاكية المدنية رقم 0 لسنة 2021

تتولى لجنة الاستلام في المستودعات استلام البضائع وفق الإجراءات التالية : أولا:-إجراءات مشتركه للبضائع: 1. معاينة البضائع ومطابقة الشروط و المواصفات الواردة في قرار الإحالة أو قرار الشراء أو الاتفاقية (محلي أو أجنبي) من حيث النوع والكمية والصنف والمنشأ وتاريخ الصلاحية وتسجيل بيانات الفاتورة من واقع القرار سواء اكان كليا أو جزئيا ومطابقة البيان الجمركي ، وفي حال عدم توفر احد المستندات المذكورة أعلاه يتم استلام المادة بصفة أمانات لحين إحضار النواقص . 2. مطابقة المادة مع العينة المحفوظة والمعتمدة من لجنة المشتريات الرئيسية أو لجنة المشتريات الفرعية. 3. مطابقة سعر البيع وكتاب التسعيرة عند معاينة المادة وحسب الأصول. 4. مطابقة الكميات الموردة والتأكد من الكميات الواردة في الفاتورة. 5. مطابقة تواريخ الإنتاج والانتهاء للعينة داخل الكرتونة مع التواريخ المذكورة على الكرتونة الخارجية على ان لا تقل مدة الصلاحية عن نصف المدة. 6. اخذ عينة عشوائية ممثلة للكمية الموردة من المادة وحسب تعليمات آلية اخذ العينات رقم( 102-2 WI). 7. إجراء الفحص الحسي و(بطاقة البيان ) بعد إن يتم استلام البضاعة بصفة أمانات للتوريدة الأولى واخذ عينات عشوائية من سعات مختلفة ، وعلى أن يتم اخذ عينات عشوائية من باقي التوريدات وحسب تعليمات الفحص الحسي للبضائع رقم (102-1 WI) و في حالة وجود أي مخالفة ظاهرة (بلد المنشأ، السعة ، الكمية الموردة ،.... الخ) أو مخالفة المادة للعينة حسيا يتم التحفظ عليها في المستودع المختص ووضع بطاقة (أمانات) عليها و يكتب بها تقرير عدم مطابقة 103-1 qf)) إلى لجنة المشتريات . 8. تكون العينات المستلمة كعينة محفوظة لغايات المطابقة عهدة على لجنة الاستلام. 9. يتم تنظيم سجل للعينات المستلمة بحيث تشمل ما يلي : تحديد عدد العينات المستلمة / عدد العينات المستخدمة في الفحص الحسي / عدد العينات المرسلة للفحص المخبري / عدد العينات المتبقية وحسب المعادلة في حال كانت مواد غذائية أو صناعية. 10. تقوم لجنة الاستلام بإعداد تقرير مفصل بالبضائع المستلمة بصفة أمانات أسبوعيا ورفعه إلى المدير العام. 11. تقوم لجنة الاستلام بالمشاركة الفعلية في استلام البضائع بالإضافة إلى خازن المستودع. 12. لمدير المستودعات تمديد ساعات الدوام الرسمي لضمان عدم فقد او نقص أي مواد وعلى أن تقوم لجنة الاستلام بالمعاينة في اليوم التالي. 13. تقوم لجنة الاستلام بتنظيم ضبط استلام بالبضائع بما فيها البونص واي كميات اضافية. ثانيا :- إجراءات خاصة باستلام البضائع الموردة إلى المستودعات ذات المنشأ المحلي: 1- يتم فحص المواد المحلية الموردة عند أول توريدة من الاتفاقية ، وفي حال كانت الكمية محددة وكبيرة يتم اخذ عينات عشوائية بعد الفحص لأول مرة لدى الجهات الفاحصة الرسمية ويتم استلامها بوصل أمانات ، وإذا كانت المادة تحتوي على أكثر من تاريخ صلاحية او تشغيله يتم اخذ عينات من عدة تشغيلات وإرسالها إلى الفحص المخبري. 2- في حالة نجاح المادة حسب تقرير الفحص المخبري يتم إبلاغ لجنة الاستلام لاستكمال الإجراءات. 3- في حالة عدم مطابقة المادة للقواعد الفنية أو المواصفات القياسية يتم تعبئة تقرير عدم مطابقة مواد (103-1 qf) ويتم مخاطبة الإدارة بإرسال التقرير ولا تصرف لحين ورود الرد حول طريقة التصرف بالمادة من قبل المديرية المختصة وفي حال عدم صلاحيتها للاستهلاك البشري يتم التحفظ عليها لحين اتخاذ القرار من الجهات الفاحصة المختصة بإتلافها . ثالثا:- إجراءات خاصة باستلام البضائع الموردة إلى المستودعات ذات المنشأ الأجنبي : 1- الطلب من الشركة الموردة للمواد ذات المنشأ الأجنبي إحضار بيان جمركي منجز ويتم استلام المادة حسب الأصول. 2- في حال عدم احضار الشركة الموردة بيان جمركي منجز لاي سبب من الاسباب فيتم استلام البضائع في المستودعات استلاما اوليا بصفة امانات ولا يجوز التصرف بها باي حال الا بعد اجازتها من الجهات المعنية وحسب الاصول ، ويتم منح الشركة الموردة مهلة اسبوعين لاحضار ذلك البيان الجمركي المنجز. 3- اذا انتهت المهلة المحددة لاحضار البيان او لم يتم اجازة البضائع من الجهات الرقابية تلتزم الشركة الموردة وعلى نفقتها بسحب البضائع واعادة تصديرها او اتلافها ويتم تحميل الشركة اي غرامات او تعويضات او بدل ارضية بنسبة لا تقل عن (5,0%) نصف بالمائة من قيمة البضائع التي تأخرت في سحبها عن كل أسبوع أو جزء من الأسبوع بقرار من المدير العام نتيجة تخلفه عن ذلك. 4- على رئيس لجنة الاستلام مخاطبة المدير العام في حال ورود حالات لم تصدر بها تعليمات سابقة. رابعا:- إجراءات خاصة باستلام البضائع المغلفة والمعبأة (الحبوب): 1. يتم مطابقة المادة الموردة مع العينة التي وافقت عليها لجنة المشتريات الفرعية. 2. يتم عمل فحص حسي للمادة من حيث (شكل العبوة- مطابقة الوزن- بطاقة البيان-التغليف-تذوق المادة وفحص الطعم والرائحة). 3. تحويل المادة المطابقة للعينة إلى مستودع (6) ليتم تعبئتها آليا أو يدويا بأوزان تحدد من قبل الإدارة العامة بموجب كتاب التسعير . 4. وضع بطاقة داخل أو خارج العينات المغلفة تتضمن المعلومات التالية :( الصنف-الماركة-بلد المنشأ-الوزن-السعر-تاريخ الصلاحية-الترميز- اسم المورد). 5. في حال مخالفة المادة من ناحية الطعم أو الحجم أو وجود حشرات أو إي ملاحظات يتم عمل تقرير عدم مطابقة وإرساله إلى الإدارة لاتخاذ الإجراءات المناسبة . خامسا:– الإجراءات الخاصة باستلام البضائع المجمدة: 1. التأكد من التبريد داخل السيارة الناقلة ودرجة حرارة البضائع داخل السيارة. 2. مطابقة التاريخ والأوزان حسب الاتفاقية. 3. التأكد من كميات المياه الموجودة في الأسماك حسب المواصفات بطريقة الذوبان. 4. التأكد من وجود فحص مخبري يفيد بصلاحية المادة للاستهلاك البشري ولنفس تواريخ صلاحية البضاعة المستلمة.